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Como preencher a planilha de importação

Se a empresa possui um volume maior de dados para cadastro, é possível inserir os seus colaboradores e empresas por importação de planilha. Após preencher a planilha modelo, você poderá realizar a importação das informações pelo seu acesso no Pontomais.

Para facilitar o processo, abaixo detalhamos os campos da planilha e como preenchê-los:

Como preencher os campos da planilha de importação:

Nome completo

É o nome completo do colaborador que será cadastrado no Pontomais.

Login

É o dado que o colaborador utilizará para acessar o Sistema Pontomais com a senha gerada ao final do processo de importação da planilha. Deve ser considerado os seguinte pontos no momento do preenchimento deste campo:

  • O login é único e não pode ser repetido em nenhum outro cadastro da base da Pontomais;
  • O preenchimento mínimo é de 5 e o máximo de 60 caracteres;
  • São aceitos todos os tipos de caracteres (números, letras, caracteres especiais, letras maiúsculas e minúsculas);
  • O login pode ser um e-mail, CPF ou um preenchimento “particular” (customizável).

E-mail do colaborador

É um campo de preenchimento opcional. Ao optar por cadastrar um endereço de e-mail para o colaborador, será possível enviar um e-mail com login e senha para facilitar o acesso, assim como permitir que o próprio colaborador utilize o recurso “esqueci minha senha” caso precise recuperar os dados de login no futuro.

PIS

Esse campo é para preenchimento do número do PIS colaborador e será obrigatório se a coluna “É CLT?” for preenchida com “Sim”. Se o colaborador não for CLT o preenchimento não é obrigatório.

Data de admissão

Se refere a data em que o colaborador foi admitido na empresa e consta em seus registros trabalhistas.

Data de início na Pontomais

Se refere a data em que o colaborador começa a registrar o ponto por meio do Sistema Pontomais. Por exemplo, ao incluir o dia 26/03/2021, o sistema contabilizará falta caso não haja registros de ponto.

Registro de ponto

Se refere ao método de registro de ponto que será utilizado pelo colaborador, estarão disponíveis as opções: Registro Simples, Relógio Ponto, QR Ponto e Reconhecimento Facial. Se o colaborador não registra ponto, selecione a opção “Não registra ponto”.

Grupo de usuário

Campo para configurar o nível hierárquico do acesso do colaborador. Escolhendo entre as 3 opções: Administradores, Colaboradores e Gestores, sendo os grupos:

Administradores: acesso completo ao Sistema Pontomais, com visualização de todas as funcionalidades e gestão completa.

Colaboradores: acesso somente às suas respectivas informações por meio dos menus Meu Perfil e Meu Ponto. Perfil utilizado por colaboradores com rotinas simples de registro de ponto e solicitação de ajuste/abono.

Gestores: acesso de gestão limitado, em que será definido a quais menus esse grupo poderá visualizar. Geralmente destinado à gestão de equipes e colaboradores específicos, gestores de área que auxiliarão no controle.

Enviar e-mail com o acesso ao colaborador?

Esse campo aceita as opções “Sim” ou “Não”. Ao deixar cadastrado “Sim”, é necessário preencher a coluna “E-mail do colaborador”. Assim, ao concluir o processo de importação o colaborador receberá um e-mail de boas-vidas com as suas informações para login e senha.

Matrícula

Campo opcional para informar a matrícula interna que o colaborador possui na empresa. Caso não utilize essa informação basta deixar o campo vazio.

Cargo

Atual cargo do colaborador para ser vinculado ao seu cadastro.

Turno

Os turnos são as jornadas/horários de trabalho que os colaboradores irão cumprir.

Esse campo corresponde ao nome do turno que o colaborador utiliza, por exemplo: Administrativo, Produção, Plantão, etc. Caso o turno correspondente ao horário de jornada que o colaborador praticará ainda não esteja cadastrado na plataforma, será possível cadastrar e informar os horários a serem cumpridos no momento de importar o arquivo. Um turno pode ser usado por mais de um colaborador, caso os colaboradores tenham o mesmo horário de trabalho.

Departamento e código do departamento.

Os departamentos são as divisões da empresa em área/setores, onde deverá informar a qual destes setores o colaborador pertence, como, por exemplo: Financeiro, Administrativo, Produção, RH, etc.

Na coluna “Departamento” deverá informar o nome do departamento e na coluna “Código Departamento” o código desse departamento. O código pode ser cadastrado com números e letras, desde que o mesmo código não se repita. Um departamento pode ser usado para mais de uma equipe.

Equipe e código de equipe.

As equipes são as divisões dos departamentos, seriam subsetores na empresa. Por exemplo, no departamento “Financeiro” existem as equipes de “Faturamento” e “Cobranças”.

Caso sua empresa possua essa segunda divisão dentro de seus setores poderá preencher na coluna Equipe para cada colaborador. Caso não possua, poderá utilizar a mesma estrutura de Departamentos, basicamente utilizando as mesmas informações que preencheu nas colunas anteriores. O código pode ser cadastrado com números e letras, desde que o mesmo código de uma equipe não se repita para outra. As equipes podem ser associadas a mais de um colaborador, caso os colaboradores participem do mesmo setor de trabalho.

CPF

Deve ser preenchido com o CPF do colaborador. O campo aceita a numeração com ou sem traços.

Configuração de controle de ponto

Deve ser preenchido com a configuração de controle de ponto do colaborador. As configurações que já estão criadas no Sistema Pontomais aparecerão ao clicar na seta ao lado direito do campo.

É CLT?

Se o campo for preenchido com “Sim”, será preciso preencher a coluna referente ao PIS. Caso o colaborador seja PJ e optar por deixar o preenchimento como “Não”, o PIS deixa de ser obrigatório.

Ao finalizar o preenchimento da planilha é só salvar o documento e realizar a importação diretamente no Sistema Pontomais. Para te auxiliar com a importação, você pode conferir o passo a passo.

Se precisar de auxílio ou restar alguma dúvida, estamos disponíveis pelo chat e e-mail: meajuda@pontomais.com.br.